Mainostoimiston vaihtaminen on markkinointipäällikölle tai yrittäjälle usein edessä silloin, kun yhteistyö on jäänyt jumiin, yritys on kasvanut toimistonsa ohi tai hinta ja tulokset eivät enää vastaa toisiaan. Itse päätös on yleensä helppo. Hankalampaa on saada aineistot, tunnukset ja oikeudet siirtymään uudelle toimistolle niin, ettei mainonta katkea ja ettei mitään tarvitse maksaa kahteen kertaan. Tämä artikkeli käy läpi, miten vaihto tehdään hallitusti ja mitä kannattaa vaatia ennen kuin vanha sopimus päättyy.
Milloin mainostoimiston vaihtaminen on oikea ratkaisu
Kaikki kitka ei ole syy vaihtaa. Jos ongelma on yksittäinen epäonnistunut kampanja tai uusi asiakasvastaava, joka ei vielä tunne yritystä, suora keskustelu korjaa tilanteen usein nopeammin kuin kilpailutus. Uuden toimiston perehdyttämiseen menee helposti 2-4 kuukautta, ja sinä aikana tuloksia on vaikea saada.
Vaihto on perusteltu, kun samat ongelmat toistuvat palautteesta huolimatta. Tyypillisiä merkkejä ovat jatkuvasti venyvät aikataulut, raportointi, josta ei näe mihin rahat menivät, tai tilanne, jossa yritys tarvitsee esimerkiksi B2B-mainontaa ja hakukonemarkkinointia, mutta toimiston vahvuus on printti ja ulkomainonta. Kasvu on myös yleinen syy. Alle 10 hengen luova talo voi olla täydellinen kumppani 2 miljoonan euron liikevaihdolla, mutta kun mediaostot kasvavat kuuteen numeroon, tarvitaan usein toisenlaista kapasiteettia.
Kenelle aineistot oikeasti kuuluvat
Tässä kohtaa moni yllättyy. Yleinen myytti on, että kun yritys on maksanut työn, se omistaa automaattisesti kaiken siihen liittyvän. Suomen tekijänoikeuslain mukaan oikeus syntyy teoksen luojalle, ja se siirtyy tilaajalle vain sovitussa laajuudessa. Jos sopimuksessa ei ole mainittu käyttöoikeuksien laajuutta, tilaaja saa tyypillisesti vain ne oikeudet, jotka ovat tarpeen alkuperäisen käyttötarkoituksen kannalta.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että valmis logo ja käytössä oleva brändi-ilme ovat yleensä yrityksen käytettävissä, mutta avoimet lähdetiedostot, käyttämättä jääneet luonnokset ja luova konsepti voivat jäädä toimistolle. Ennen vaihtoa kannattaa lukea vanha sopimus tarkasti. Aiheesta on kirjoitettu enemmän artikkelissa mainostoimiston sopimuksen ehdoista ja immateriaalioikeuksista.
Kolmannen osapuolen lisenssit ovat oma lukunsa. Kuvapankkikuvat (esimerkiksi Getty Images tai Shutterstock) ja maksulliset fontit on usein lisensoitu toimiston nimiin. Kun yhteistyö päättyy, uusi toimisto ei välttämättä saa käyttää niitä ilman omaa lisenssiä. Fonttilisenssi voi maksaa 50-500 € perheeltä, laajemmissa verkkokäytön lisensseissä selvästi enemmän.
Siirtolista: mitä vanhalta toimistolta pyydetään
Ammattilainen kokoaa siirrettävät asiat yhteen dokumenttiin ennen kuin irtisanomisesta edes kerrotaan. Näin pyyntö on selkeä, eikä mitään unohdu viimeisillä viikoilla. Tärkeimmät kokonaisuudet ovat:
Lähdetiedostot – logot vektorimuodossa (AI, EPS, SVG), taitot (InDesign) ja Figma-tiedostot.
Ohjeistot – tyyliopas, väriarvot (CMYK, RGB, Pantone) ja typografiaohjeet.
Mainostilit – Meta Business Manager, Google Ads, LinkedIn Campaign Manager ja Google Analytics 4.
Lisenssitiedot – lista fonteista, kuvista, musiikista ja videoista sekä kenen nimissä ne ovat.
Kampanjadata – raportit, kohdennukset, yleisöt ja aiempien testien tulokset.
Mainostilit ovat kriittisin kohta. Jos toimisto on avannut Google Ads -tilin omaan hallintaansa, tilin historia ja laatupisteet voivat jäädä sinne. Oikea malli on, että tilit ovat yrityksen omistuksessa ja toimistolla on niihin kumppanioikeudet, jotka voi poistaa yhdellä klikkauksella. Ellei tyylioppaasta ole ajantasaista versiota, nyt on hyvä hetki pyytää se. Mitä hyvän ohjeiston pitää sisältää, kerrotaan artikkelissa tyylioppaasta ja graafisesta ohjeistosta.
Vaihdon aikataulu askel askeleelta
Hallittu siirto kestää yleensä 6-12 viikkoa. Ensin tarkistetaan vanhan sopimuksen irtisanomisaika, joka retainer-sopimuksissa on tyypillisesti 1-3 kuukautta. Sen jälkeen kilpailutetaan uusi toimisto ennen irtisanomista, jotta väliin ei jää tyhjää jaksoa.
Kun uusi kumppani on valittu, vanhalle toimistolle ilmoitetaan kirjallisesti ja liitetään mukaan siirtolista. Samalla sovitaan viimeinen työpäivä ja mahdollinen siirtymäpalaveri, jossa vanha toimisto luovuttaa tiedot. Moni toimisto laskuttaa tästä työstä tuntiveloituksella, tyypillisesti 80-130 € tunnilta. Se on usein hyvin käytetty raha, koska puolen päivän perehdytys säästää uudelta toimistolta viikkojen selvitystyön.
Uudelle toimistolle annetaan alussa kunnollinen briiffi, vaikka yhteistyö jatkaisi samaa linjaa. Se kertoo, mikä toimi, mikä ei ja miksi vaihto tehtiin. Hyvä pohja löytyy artikkelista mainostoimiston brieffin sisällöstä.
Yleisimmät virheet toimistoa vaihdettaessa
Irtisanominen ennen kuin tunnukset on varmistettu. Kun suhde on kiristynyt, vastaukset hidastuvat. Tilanne, jossa joulusesongin Meta-kampanjat pyörivät entisen toimiston tilillä eikä niitä pysty muokkaamaan, on valitettavan tuttu. Tunnukset ja omistajuudet kannattaa siirtää jo ennen virallista ilmoitusta, jos se on sopimuksen puitteissa mahdollista.
Kaiken uusiminen kerralla. Uusi toimisto haluaa usein jättää kädenjälkensä, ja ehdotus brändi-ilmeen päivittämisestä tulee nopeasti. Joskus se on aiheellista. Usein kuitenkin toimiva visuaalinen ilme vaihdetaan vain siksi, että tekijä vaihtui, ja tunnistettavuus kärsii. Suomalaisessa designperinteessä, Marimekon ja Iittalan kaltaisissa brändeissä, johdonmukaisuus vuosikymmenten yli on ollut nimenomaan vahvuus.
Datan unohtaminen. Kampanjoiden historiadata, A/B-testien tulokset ja rakennetut kohdeyleisöt ovat rahanarvoista tietoa. Ilman niitä uusi toimisto aloittaa nollasta ja maksaa samat oppirahat uudelleen.
Poikkeukset ja rajatapaukset
Jos vanha toimisto on yhden hengen freelancer, joka lopettaa toimintansa, aineistojen saaminen voi olla nopeaa, mutta lisenssien siirto on epävarmempaa. Silloin kannattaa varautua hankkimaan fontit ja kuvat uudelleen omiin nimiin.
Toinen poikkeus on tilanne, jossa riita laskutuksesta on kesken. Toimisto voi pidättää aineistoja maksamattomien laskujen vuoksi. Tällöin yleensä kannattaa sopia riita ensin ja vasta sitten vaatia siirtoa. Epäselvissä tapauksissa Markkinoinnin, teknologian ja luovuuden liitto MTL on alan etujärjestönä hyvä tietolähde vakiintuneista käytännöistä.
Pohjois-Suomessa ja pienemmillä paikkakunnilla vaihtoehtoja on vähemmän, ja sama toimisto voi palvella kilpailijaa. Silloin luottamuksellisuuteen ja salassapitoon liittyvät ehdot on syytä tarkistaa erityisen huolella.
UKK
Voiko mainostoimisto kieltäytyä luovuttamasta logon lähdetiedostoja?
Voi, jos sopimuksessa ei ole sovittu lähdetiedostojen luovuttamisesta. Valmiin logon käyttöoikeus on yleensä asiakkaalla, mutta avoimet työtiedostot voivat kuulua toimistolle. Asia kannattaa kirjata jokaiseen uuteen sopimukseen.
Kuinka kauan mainostoimiston vaihtaminen kestää?
Hallittu vaihto kestää tyypillisesti 6-12 viikkoa irtisanomisajasta ja siirron laajuudesta riippuen. Uuden toimiston täysi tehokkuus saavutetaan yleensä 2-4 kuukaudessa.
Kenen nimissä mainostilien pitäisi olla?
Mainostilien, kuten Google Adsin, Meta Business Managerin ja Google Analytics 4:n, pitäisi aina olla yrityksen omistuksessa. Toimistolle annetaan kumppani- tai käyttäjäoikeudet, jotka voidaan poistaa yhteistyön päättyessä.
Yhteenveto ja viimeinen vinkki
Onnistunut mainostoimiston vaihtaminen ratkeaa jo ennen kuin vaihtoa harkitaan. Kun omistajuudet, lähdetiedostot ja lisenssit kirjataan selkeästi jokaiseen sopimukseen ja mainostilit avataan yrityksen omiin nimiin, toimiston voi vaihtaa ilman katkoa mainonnassa.
Kokenut markkinointipäällikkö pyytää uudelta toimistolta jo ensimmäisessä sopimuksessa kirjauksen siitä, miten aineistot luovutetaan, jos yhteistyö joskus päättyy. Se ei kerro epäluottamuksesta vaan siitä, että asiakas tuntee alan käytännöt.