Mainostoimiston laskutus herättää kysymyksiä etenkin silloin, kun yritys tilaa ensimmäistä kertaa isomman projektin, kuten brändiuudistuksen tai monikanavaisen kampanjan. Maksetaanko osa etukäteen, laskutetaanko työ vaiheittain vai vasta valmiista? Tässä artikkelissa käydään läpi mainostoimiston laskutuksen kolme päämallia, mihin kukin sopii ja mitä sopimuksessa kannattaa tarkistaa ennen allekirjoitusta. Kun laskutus on sovittu selkeästi, yhteistyö sujuu paremmin eikä budjetti yllätä kesken projektin.
Mainostoimiston laskutus: kolme yleisintä mallia
Suomalaisissa mainostoimistoissa käytetään pääosin kolmea laskutustapaa. Ne eivät sulje toisiaan pois, ja usein samassa projektissa yhdistyy kaksi mallia.
Ennakkomaksu tarkoittaa, että osa projektin hinnasta, tyypillisesti 30-50 %, laskutetaan ennen kuin työ alkaa. Malli on yleinen etenkin pienillä toimistoilla ja freelance-suunnittelijoilla, joille yksi maksamatta jäänyt lasku voi olla iso riski.
Osasuoritukset eli vaiheittainen laskutus sidotaan projektin välietappeihin. Logon suunnittelussa ja visuaalisessa ilmeessä jako voi mennä esimerkiksi näin: 30 % aloituksessa, 40 % luonnosten hyväksynnän jälkeen ja 30 % lopullisen tyylioppaan luovutuksessa.
Jälkikäteislaskutus tarkoittaa, että työ laskutetaan valmistumisen jälkeen tai kuukausittain toteutuneiden tuntien mukaan. Retainer-sopimuksissa ja jatkuvassa somemainonnassa tämä on tavallisin malli.
Valittu laskutusmalli kytkeytyy aina hinnoittelumalliin. Kiinteä projektipalkkio jaetaan yleensä osiin, tuntiveloitus laskutetaan jälkikäteen ja retainer kuukausittain. Hinnoittelumallien eroista tarkemmin kertoo artikkeli mainostoimiston hinnoittelusta.
Mihin projektiin mikäkin laskutustapa sopii
Ennakkomaksu on perusteltu, kun projekti on lyhyt ja selkeästi rajattu. Käyntikortit, yksittäinen esite tai 2 000 euron logoprojekti yhden hengen toimistolta ovat tyypillisiä esimerkkejä. Ennakko kertoo myös sitoutumisesta: toimisto varaa kalenteristaan aikaa ja voi kieltäytyä muista töistä.
Osasuoritukset toimivat parhaiten yli 5 000 euron projekteissa, jotka kestävät 2-6 kuukautta. Brändiuudistus, verkkosivujen suunnittelu ja kampanjasuunnittelu ovat luontevia esimerkkejä. Asiakkaalle malli on reilu, koska rahaa liikkuu vasta, kun jotain konkreettista on hyväksytty.
Jälkikäteislaskutus sopii jatkuvaan yhteistyöhön, jossa työmäärä vaihtelee. Hakukonemarkkinointi, sisällöntuotanto ja somemainonta laskutetaan usein kuukauden lopussa tuntiraportin kanssa. Suurissa 50+ hengen toimistoissa jälkikäteislaskutus on yleisempää myös projekteissa, koska niiden kassavirta kestää odottamisen.
Yksi poikkeus kannattaa tuntea. Mediaostot laskutetaan lähes aina etukäteen, vaikka toimiston oma työ laskutettaisiin jälkikäteen. Jos kampanjaan sisältyy esimerkiksi 15 000 euron ulkomainonta Helsingin ja Tampereen keskustoissa, toimisto ei yleensä halua maksaa mediatilaa omasta pussistaan ja odottaa asiakkaan suoritusta 30 päivää.
Käytännön esimerkki: kampanja kolmessa erässä
Tyypillinen tilanne: oululainen teollisuusyritys tilaa B2B-kampanjan, jonka budjetti on 24 000 € + alv. Toimiston työn osuus on 14 000 € ja mediaostojen osuus 10 000 €.
Järkevä laskutusrakenne voisi näyttää tältä. Ensimmäinen 4 000 euron lasku lähtee briiffin ja luovan konseptin hyväksynnän jälkeen. Toinen 6 000 euron lasku tulee, kun mainostekstit, visuaalit ja videotuotanto on hyväksytty. Mediaosuus laskutetaan kokonaan ennen kampanjan käynnistystä ja loput 4 000 € kampanjan päätyttyä raportoinnin yhteydessä.
Tällä rakenteella kummankaan osapuolen riski ei kasva kohtuuttomaksi. Viimeinen erä myös pitää toimiston motivoituneena hoitamaan raportoinnin huolellisesti.
Myytti: ennakkomaksu kertoo epäluotettavasta toimistosta
Moni markkinointipäällikkö suhtautuu ennakkomaksupyyntöön epäluuloisesti. Jos toimisto haluaa rahaa ennen kuin mitään on tehty, eikö se ole merkki huonosta talouden tilasta?
Yleensä ei. Suomen mainosalalla valtaosa toimistoista on alle 10 hengen luovia taloja, ja niille 30 päivän maksuehto yhdistettynä myöhästyneisiin maksuihin voi tarkoittaa 2-3 kuukauden kassavajetta. Ennakkomaksu on tavallinen riskienhallinnan keino, ei hälytysmerkki.
Varovaisuutta kannattaa noudattaa vasta, jos toimisto pyytää koko summan etukäteen isossa projektissa tai jos ennakko on yli 50 % ilman selvää syytä, kuten kalliita alihankintoja. Silloin kannattaa kysyä perustelut ja ehdottaa vaiheistusta.
Mitä sopimuksessa pitää lukea laskutuksesta
Laskutus on osa laajempaa sopimuskokonaisuutta. Kokenut ostaja tarkistaa ainakin nämä kohdat:
– Maksuehto: 14 päivää netto on yleinen, isommat yritykset vaativat usein 30-60 päivää.
– Viivästyskorko: yritysten välillä korkolain mukainen viivästyskorko on viitekorko + 8 prosenttiyksikköä, ja velkoja voi periä lisäksi 40 euron vakiokorvauksen perintäkuluista.
– Lisätyöt: millä tuntihinnalla, tyypillisesti 90-150 €/h, ja kenen hyväksynnällä niitä saa tehdä.
– Korjauskierrokset: montako kierrosta sisältyy hintaan, yleensä 2-3.
– Oikeuksien siirtyminen: siirtyvätkö käyttöoikeudet vasta, kun viimeinen lasku on maksettu.
Viimeinen kohta yllättää usein. Monissa sopimuksissa logon tai kampanja-aineiston käyttöoikeus siirtyy asiakkaalle vasta täyden maksun jälkeen. Lisää aiheesta löytyy artikkelista mainostoimiston sopimuksen ehdoista ja immateriaalioikeuksista.
Yleisimmät virheet laskutuksen sopimisessa
Välietappeja ei määritellä tarkasti. Jos sopimuksessa lukee vain ”40 % luonnosvaiheessa”, syntyy helposti kiista siitä, milloin luonnosvaihe on valmis. Ammattilainen sitoo jokaisen erän konkreettiseen hyväksyntään: ”kolme logoluonnosta esitelty ja yksi valittu jatkokehitykseen”.
Mediaostojen ja toimiston työn erottelu unohtuu. Kun mediabudjetti ja suunnittelutyö ovat samalla rivillä, toimiston todellista hintaa on vaikea vertailla. Pyydä aina erittely, varsinkin kun vertailet useampaa tarjousta. Siihen auttaa myös opas mainostoimiston tarjouksen vertailusta.
Arvonlisävero jää huomiotta. Toimistojen tarjoukset ovat yleensä alv 0 %. Yleisellä 25,5 %:n verokannalla 20 000 euron projekti maksaa 25 100 €. Arvonlisäverovelvolliselle yritykselle tämä on lähinnä kassavirtakysymys, mutta yhdistykselle tai pienelle toiminimelle, joka ei ole alv-rekisterissä, ero on todellinen kustannus.
UKK
Kuinka suuri ennakkomaksu on mainostoimistolla tavallinen?
Tavallisesti 30-50 % projektin kokonaishinnasta. Pienissä alle 1 000 euron töissä voidaan laskuttaa koko summa etukäteen, isoissa projekteissa ennakko on usein 20-30 % ja loput laskutetaan osasuorituksina.
Voiko asiakas neuvotella laskutusmallista?
Voi, ja se kannattaa. Useimmat toimistot joustavat, jos asiakas perustelee pyyntönsä esimerkiksi omalla budjettikaudellaan tai hyväksyntäprosessillaan. Vastineeksi pidemmästä maksuehdosta toimisto voi pyytää suurempaa ennakkoa tai tiheämpää laskutusta.
Mitä tapahtuu, jos projekti keskeytyy kesken?
Tämä pitää sopia etukäteen. Yleinen käytäntö on, että asiakas maksaa siihen asti tehdyn työn toteutuneiden tuntien tai valmistuneiden vaiheiden mukaan, ja jo maksettu ennakko kuitataan tätä summaa vastaan.
Laskutusmallin valinta käytännössä
Paras laskutusmalli riippuu projektin koosta, kestosta ja toimiston koosta. Lyhyissä töissä ennakkomaksu on tavallinen ja reilu, pitkissä projekteissa osasuoritukset jakavat riskin tasaisesti ja jatkuvassa yhteistyössä kuukausittainen jälkikäteislaskutus on selkein. Tärkeintä on sitoa jokainen erä konkreettiseen, hyväksyttävään tulokseen ja erotella mediaostot omaksi kokonaisuudekseen. Kun nämä asiat on kirjattu sopimukseen ennen ensimmäistä palaveria, laskutus ei vie huomiota itse työltä.